2015年计算机等级考试二级Access辅导笔记：建造Access表
发布时间：2010/11/10 11:20:06 来源：城市学习网 编辑：ziteng
第四章 建造Access表
4.1 Access数据库表概述
一,表的组成
字段
字段的数据类型
字段的属性
字段的说明
二,表的视图
设计视图
数据表视图
数据透视表视图和数据透视图视图
1. 字段
字段名称要能够直接,清楚的反映信息内容
字段命名规定(同样适合于控件和对象):
长度不能超过64个西文字符(32个汉字);
不能包含句号".",感叹号"!",重音符号和方括号"[ ]";
不能以空格开头;
不能包含控制字符(0～31的ASCII值);;
最好确保字段名和Access中已有的属性和其他元素的名称不相同.
2. 字段的数据类型
合理选择字段的数据类型,可有效的提高数据库效率,并可避免一些错误的发生.
例:2002年5月14日
8
日期或时间
日期(Date/Time)
货币值除外
8
用来算术计算的数值
数字(Num)
注释,说明
65 536
长文本或文本与数字的组合
备注(Memo)
地址,电话号码,学号
255
文本或数字与文本组合,或不需要计算的数字
文本(Text)
备注
存储空间(字节)
适用范围
数据类型
表4-1 字段的数据类型
UNC,URL路径
64 000
用于超链接
超链接(Hyperlink)
例:Word,Excel文件
1GB
用于使用OLE协议在其它程序中创建的OLE对象
OLE对象(OLEObject)
是/否(Yes/No)
此类型字段不能更新
4
添加记录时,Access自动制定的唯一顺序号.
自动编号(AutoNum)
精确到小数点左边15位,小数点右边4位,禁止四舍入.
8
货币值
货币(Currency)
备注
存储空间(字节)
适用范围
数据类型
表4-1 字段的数据类型(续)
表4-1 字段的数据类型(续)
在数据类型列表中选择此选项,将会启动向导进行定义,严格说不是一种数据类型.
与对应于查阅子段的主键大小相同的存储空间
一般为4字节
用于创建这样的字段,它允许用户使用组合框来选择来自其他表或来自值列表的值
查阅向导(Lookup Wizard)
3. 字段的属性
字段的属性指字段的大小,外观和其他的一些能够说明字段所表示的信息和数据类型的描述
Access为大多数属性提供了默认属性设置,也可以改变默认设置或自行设置.
常用的简单属性有如下几种:
字段大小
可由用户设置此属性的数据类型有:文本型,数字型和自动编号型;
文本型的字段大小属性可设置为1～255之间的任何整数,默认值为50;
数字型字段大小属性的可选项有:字节,整型,长整型,单精度型,双精度型,同步复制ID和小数.默认值为长整型;
3. 字段的属性(续)
自动编号型大小属性可选择长整型和同步复制型,默认为长整型;
索引
具有此属性的数据类型为:文本型,数字型,货币型,日期/时间型;
索引属性可有三个取值:无索引,有索引(有重复),有索引(无重复)
格式
除了OLE对象外,任何数据类型的字段都可设置格式;
Access为自动编号,数字,货币,日期/时间,是/否提供了预定义格式,可从列表中选择.
3. 字段的属性(续)
4)小数位数
此属性要在格式设置完毕后定义才有效,提供了自动和1～15位的选项;
只影响显示的小数位数,不影响保存的小数位数.
默认值
指定在添加新记录时自动输入的值;
添加新记录时可接受默认值,也可键入新值覆盖它;
字段有效性规则
用来控制数据输入的有效性和正确性.
4. 字段的说明
字段说明是指对每个字段一般有一个简短的说明性文字,用来说明这个字段所表示的具体信息,以及设计字段时的注释.
此说明会在向该字段添加数据时出现在状态栏中(此项设置可选)
字段属性示例 图4-1
字段读者类型的属性
返回 [NextPage] 二,表的视图
视图是Access数据库对象的外观表现形式,不同的视图具有不同的功能和作用.
表有四种视图:
设计视图
数据表视图
数据透视表视图
数据透视图视图
1. 设计视图
表的设计视图用于设计表的结构.
在设计视图中,既可以从头开始创建整个表,也可以添加,删除或自定义已有表中的字段.
设计视图示例
2. 数据表视图
数据表视图是以行列格式显示表,用于处理数据.
在数据表视图中,可以添加,删除和修改数据
"工作统计"的数据表视图 图4-2
3. 数据透视表视图,数据透视图视图
数据透视表视图和数据透视图视图是用所选格式和计算方法,汇总大量数据的表或图,其作用是以另一种格式查看数据.
一般用于查询或窗体中.
4.2.1 利用向导创建表
例4-1 使用向导创建一个如下的地址信息表:
操作步骤:
创建一个空的数据库,命名为"地址信息"
启动表向导
单击"文件"菜单中的"地址信息.mdb",打开数据库.如图4-4所示,在对象栏中单击"表"
图4-3
按钮,然后双击"使用向导创建表",即可启动表向导.
图4-4
选择字段(图4-5)
在"表向导"的第一个标签框中,选定建立一个"个人"表,然后在"示例表"中选择"地址"表;接着在"示例字段"中选择你想建立的表所包含的字段,通过双击该字段或单击按钮" ",将选中的字段添加到"新表中的字段"框中,已经添加的字段可以通过反向箭头按钮" " 删除,按钮" "" "是将所有字段一次添加或一次删除
修改字段名称(可选项)
单击按钮"重命名字段"可将"新表中的字段"框中的字段进行改名.
图4-5
指定表的名称,设置主键
单击图4-5中的"下一步"按钮,打开"表向导"对话框(图4-6),在"请指定表的名称"文本框中输入"个人地址信息".
在"请确定是否用向导设置主健"单选按钮中,选择设置主键的方法,这里我们先选择"是,帮我设置一个主键",单击"下一步",进入 图4-6.
选择向导创建完表之后的动作,其中:
"修改表的设计":单击"完成"按钮后弹出所建表格的设计视图,以便进行修改.
"直接向表中输入数据":单击"完成"后将弹出所创建表的数据表视图,以便输入数据.
"利用向导创建的窗体向表中输入数据":单击"完成"后将弹出自动生成的窗体,通过窗体可以输入相应的数据.
图4-6 4.2.2 通过输入数据创建表
通过"输入数据创建表"可以一次性完成表的创建和数据的输入,适合把记录在纸上的数据直接建成数据库的形式.
例4-2 图书管理数据库包含如下"读者信息表",要求用"输入数据创建表"的方法创建完成
图4-7
操作步骤如下:
打开数据表视图
打开"图书管理数据库",选择"通过输入数据创建表"
命名字段
在空表的数据表视图中,双击空表的"字段1",将字段1命名为"读者ID",依次命名其它字段.
输入数据
在各字段中顺序输入数据.
保存表,将表保存为"读者信息表"
定义主键
系统弹出"尚未定义主键"警告框,单击"是",由系统自动定义一个主键.
4.2.3 利用"设计器"自行设计表
表的设计视图中,可以对表的结构进行修改,并能够自行设计表
例4-3利用"设计器"为"图书管理数据库"创建一个如图4-8的"图书信息表"
图4-8
操作步骤:
打开设计视图
在数据库窗口中双击"使用设计器创建表"后,弹出表的设计视图.
定义字段
在"字段名称"列中输入字段名;
单击"数据类型"右边的按钮,显示出所有数据类型的列表框,从中选择一种合适的.
保存表
4.2.4导入已有数据创建表
可以导入和联接的数据源有:
Microsoft Access, Microsoft Excel等.
在导入或连接数据之前,必须创建或打开Access2002数据库,以包含导入或连接的表.
在Access2002数据库中,导入的数据将用新表创建导入数据的一个副本,同时源表或源文件不会改变.
例:在Excel中有如图所示的表,在图书管理数据库里,导入这个表.
1.打开数据库,切换到当前的图书管理数据库:
4.3表的关键字和记录
一,定义关键字
每个表都应该包含一个或一组这样的字段:这些字段是表中所存储的每一条记录的唯一标识,该信息即称作表的主键.指定了表的主键之后,Access 将阻止在主键字段中输入重复值或 Null 值.
1)系统自动定义关键字
2)用户自定义关键字
在"设计"视图中打开表.
选择将要定义为主键的一个或多个字段. 若要选择一个字段,请单击所需字段的行选定器.
若要选择多个字段,请按住 Ctrl 键,然后对每个所需字段单击其行选定器.
单击工具栏上的"主键"
3)删除关键字
在"设计"视图中打开表.
单击当前主键的行选定器,然后单击工具栏上的"主键"
4.3表的关键字和记录
例:
4.3表的关键字和记录
二,创建索引
创建索引以快速查找和排列记录
在"设计"视图中打开表.
在窗口上部,单击要为其创建索引的字段.
在窗口下部,在"索引"属性框中单击,然后单击"有(有重复)"或"有(无重复)".
单击工具栏中的索引按钮
在索引对话框中选择所需要的索引姓名,设置属性
关闭索引对话框,保存修改
4.3表的关键字和记录
三,记录的编辑
如何打开一个表
我们已经会使用表向导建立表了.表虽然是建立好了,但一个空白的表没有任何用处,我们必须在建立好的表中输入数据,并学习一些关于表的基本操作. 往表中添加数据之前要先打开它,前面已经学过如何打开一个数据库,首先启动Access,选择"打开已有文件",双击"图书管理数据库"打开它.在数据库窗口中单击"表"选项,可以看到在数据库右边的"创建方法和已有对象列表"列表框中. [NextPage] 4.3表的关键字和记录
要打开这个表有两种方法,一是用鼠标双击这个选项,另一个方法是先单击这个选项选中它,然后再单击数据库窗口上的"打开"按钮.打开这个表之后,我们就开始往里面输入数据.
4.3表的关键字和记录
如何在表中添加,修改和删除数据
我们先在表中输入几个数. 在一个空表中输入数据时,只有第一行中可以输入.首先将鼠标移动到表上的字段和第一行交叉处的方格内,单击鼠标左键,方格内出现一个闪动的光标,表示可以在这个方格内输入数了.
4.3表的关键字和记录
如果输入时出现错误想改的话,只要按键盘上的方向键,将光标移动到要修改的值所在的方格,也可以直接用鼠标单击,选中方格内的数据,然后用键盘上的"DELETE"键将原来的值删掉,并输入正确的值就可以了.向表中输入数据是一件很细致的工作,千万不能马虎大意.简单的表,数据比较少,出错了容易检查;如果一张表很大,而且字段类型又比较复杂的话,输入的值出现错误,查起来就会非常麻烦.而且要是没有检查出来,让错误的数据留在表中,可能会给工作造成非常严重的后果.
4.4 建立表之间的关系
表的规范化
1)字段的唯一性:每个字段是不可再分的数据项
2)主关键字:每一个表都应该有一个关键字
3)功能关系性:表中的其它字段与主关键字是否直接相关
4)字段的独立性:字段之间不存在相依性,
字段不存在相互依赖的例子如下:
年龄
出生年月
姓名
学号
2. 表之间的关系
此处的关系指两个表的共有字段之间的关联性,只有定义了关系,才使得查询,窗体,报表可以显示多个表的信息.
关系通过匹配各个表中的关键字段的数据,对各表中的字段进行协调.
4.4建立表之间的关系
首先看一个例子:"一对一"关系,比如下面的两个表:某学校学生月副食补助和某学校学生月助学金
4.4建立表之间的关系
我们将这两个表中的数据进行汇总生成新的表:"某学校学生月实发金额汇总":
由于姓名字段可能会出现重复的情况,所以只有通过不可能出现重复的值的字段"学号",才能将这两个表唯一地联系起来,保证"副食补贴"和"助学金"不至于错误地发放,这样"月副食补助表"中的一个学号就只对应"月助学金"中的一个学号,绝对不会弄错.这样两个表的关系很明显就是"一对一"了.
一对多和多对多,前面已经讲过.不再重复.
3. 关系的创建
关系通过匹配字段的数据来建立,建立表之间的关系,必须满足下面的条件:
(1)相关联的字段名称不一定相同,但字段类型必须相同;
(2)相关联的字段若为数字型,二者还必须具有相同的"字段大小"属性设置;
(3)特殊,自动编号型字段可以和数字型字段匹配,但必须二者具有相同的"字段大小"属性配置.
创建关系的关键:对表之间的内在联系进行分析,确定联系模式,一般还应该确保每个表都有主关键字或唯一索引.
遵循原则:
(1)"一对多"关系,要求只有一个表的相关字段是主关键字或唯一索引;("多"的一边加上"一"那边的关键字)
(2)"一对一"关系,要求两个表的相关字段都是主关键字或唯一索引;
(3)"多对多"关系,通过使用第三个表来创建,第3个表至少包括两个部分(既可以是字段也可以是字段组),一部分来自A表的关键字或唯一索引字段,另一部分来自B表的关键字或唯一索引字段,还可以增加其它字段.
例4-8
在"图书管理数据库",建立各表之间的关系.
分析:
图书管理数据库中,四张表之间的关系
规则:"多"的一边加上"一"那边的关键字
关系窗口
关系的创建步骤:
关闭所有打开的表
选择需要创建关系的表
单击菜单栏"工具"/"关系",若还没有定义关系,则弹出"显示表"对话框,否则显示关系窗口.
在"显示表"对话框的"表"选项卡中,单击需要创建关系的表名称,再单击"确定"(或双击表名称),弹出关系窗口.
定义关系
① 在 "关系"窗口中,将要建立关系的字段从一个表中拖拽到相关表中的字段上,弹出"编辑关系"对话框.
单击"新建"按钮,弹出"新建"对话框,从下拉列表"左表名称"中选择"读者权限表",并从"左列名称"中选择"读者类型"字段,同样选择右表名称"读者信息表",右列名称"读者类型", 单击"确定"回到"编辑关系" 对话框.
"编辑关系"
对话框
"新建"对
话框
② 选中"编辑关系"对话框中的"实施参照完整性"复选框,则将建立两个表之间的"一对多"的关系.
③ 如果用户想更改主表的记录时,系统自动更新相关表中的记录,就选择"级联更新相关字段"复选框.
④ 如果用户想删除主表的记录时,系统自动删除相关表的记录,则选择"级联删除相关字段".
⑤ 单击"创建",就建立了"读者权限表"和"读者信息表"的关系.
⑥ 重复①～⑤,依次定义各表之间的关系.
保存关系
删除关系
关系的完整性规则
实体完整性规则 若属性A是基本关系R的主属性,则属性A不能取空值.
实体完整性规则规定基本关系的所有主属性不能取空,而不仅是主码整体不能取空.比如学生选课关系(学号,课程号,成绩)中,学号+课程号是主码,则"学号""课程号"两个属性都不能取空.
对整体完整性说明如下:,
(1)实体完整性是针对基本关系的.一个表通常对应现实世界的一个实体集.
(2)现实世界的实体是可区分的,即具有唯一标识
(3)相应的,关系模型中,主码为唯一标识
(4)主码不为空.如果有空值,则说明存在某个不可标识的实体,与(2)矛盾. 关系的完整性规则
参照关系,外码 设F是基本关系R的一个或一组属性,但不是关系R的主码.如果F与基本关系S的主码Ks相对应,则称F是基本关系R的外码,并称基本关系R为参照关系,基本关系S为被参照关系或目标关系.
例:学生,课程,学生与课程之间的多对多联系由下面三个关系表示(下划线为主键)
专业号
性别
姓名
学号
学分
课程名
课程号
成绩
课程号
学号
S学生关系
S课程关系
R选修关系
上述三个关系之间存在着属性的引用:选修关系引用了学生关系的主码"学号"和课程关系的主码"课程号",而且,选修关系中的"学号"必须是确实存在的学生的学号,即学生关系中有该学生的记录. "课程号"也必须是确实存在的课程的课程号,即课程关系中有该课程的记录.
选修关系中某些属性的取值需要参照其它关系的属性取值.
上述三个关系中,"学号"是学生关系的外码,学生关系为参照关系,选修关系为目标关系.
注意
目标关系的主码和参照关系的外码必须定义在同一个域上
参照完整性规则 若属性(或属性组)F是基本关系R的外码,它与基本关系S的主码Ks相对应(基本关系R和S不一定是不同的关系),则对于R中每个元组在F上的值必须为:
★或者取空值( F的每个属性值均为空)
★或者等于S中某个元组的主码值
例:
专业号
性别
姓名
学号
专业名
专业号
学生关系
专业关系
学生关系中,"专业号"是外码,它的取值必须为:
空值:表示没有分配专业
非空指:必须是专业关系中"专业号"的值
4.5 表的编辑与修改
Access数据库允许通过设计视图对表的结构进行修改.表是数据库的基础,对表结构的修改,会影响与之相关的查询,窗体和报表等其它对象,因此一定要慎重,提前备份.
一, 修改表的结构
修改表的设计:重命名字段,修改字段的数据类型
编辑字段:插入/删除行,插入/删除列
移动字段
修改字段的查阅属性
查阅属性是创建查阅字段:指使用组合框或列表框代替文本框来显示和输入数据,这样可以防止输入无效的数据
例4-10 将读者信息表中的性别改为查阅属性:
设计视图中打开"读者信息表"选择要修改的字段"性别",然后单击属性框中"查阅"选项卡,在 "显示控件"栏中选择"列表框"
在"行来源类型"中选择"值列表",若行中的信息来源于表或查询,可以选择"表/查询"
根据行来源类型,在"行来源"中输入"男;女"(注意符号必须为英文符号)
绑定列设置为1
在列数栏中输入1,确定在列表框中显示一列
选择是否要列出列的标题,还可以在列宽栏中设置列宽
单击"保存"按钮
例4-11用组合框显示借书信息表的图书条码,使它显示相应的图书名和作者名:
二,修改表的显示
改变字体,字号和颜色
改变数据表的样式
调整行和列的大小
列的冻结和解冻
列的隐藏
插入子数据表
显示子数据表
二,修改表的显示
改变字体,字号和颜色
改变数据表的样式
调整行和列的大小
列的冻结和解冻
列的隐藏
插入子数据表
各种数据类型的含义和使用方法
在表的设计视图中,每一个字段都有设计类型,Access允许九种数据类型:文本,备注,数值,日期/时间,货币,自动编号,是/否,OLE对象,超级链接,查阅向导.
文本:这种类型允许最大255个字符或数字,Access默认的大小是50个字符,而且系统只保存输入到字段中的字符,而不保存文本字段中未用位置上的空字符.可以设置"字段大小"属性控制可输入的最大字符长度.
备注:这种类型用来保存长度较长的文本及数字,它允许字段能够存储长达64000个字符的内容.但Access不能对备注字段进行排序或索引,却可以对文本字段进行排序和索引.在备注字段中虽然可以搜索文本,但却不如在有索引的文本字段中搜索得快. [NextPage] 各种数据类型的含义和使用方法
数字:这种字段类型可以用来存储进行算术计算的数字数据,用户还可以设置"字段大小"属性定义一个特定的数字类型,任何指定为数字数据类型的字型可以设置成"字节","整数","长整数","单精度数","双精度数","同步复制ID","小数"五种类型.在Access中通常默认为"双精度数".
日期/时间:这种类型是用来存储日期,时间或日期时间一起的,每个日期/时间字段需要8个字节来存储空间.
货币 这种类型是数字数据类型的特殊类型,等价于具有双精度属性的数字字段类型.向货币字段输入数据时,不必键入人民币符号和千位处的逗号,Access会自动显示人民币符号和逗号,并添加两位小数到货币字段.当小数部分多于两位时,Access会对数据进行四舍五入.精确度为小数点左方15位数及右方4位数.
各种数据类型的含义和使用方法
自动编号:这种类型较为特殊,每次向表格添加新记录时,Access会自动插入唯一顺序或者随机编号,即在自动编号字段中指定某一数值.自动编号一旦被指定,就会永久地与记录连接.如果删除了表格中含有自动编号字段的一个记录后,Access并不会为表格自动编号字段重新编号.当添加某一记录时,Access不再使用已被删除的自动编号字段的数值,而是重新按递增的规律重新赋值.
各种数据类型的含义和使用方法
是/否:这种字段是针对于某一字段中只包含两个不同的可选值而设立的字段,通过是/否数据类型的格式特性,用户可以对是/否字段进行选择.
OLE对象:这个字段是指字段允许单独地"链接"或"嵌入"OLE对象.添加数据到OLE对象字段时,可以链接或嵌入Access表中的OLE对象是指在其他使用OLE协议程序创建的对象,例如WORD文档,EXCEL电子表格,图像,声音或其他二进制数据.OLE对象字段最大可为1GB,它主要受磁盘空间限制.
各种数据类型的含义和使用方法
超级链接:这个字段主要是用来保存超级链接的
包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合.当单击一个超级链接时,WEB浏览器或Access将根据超级链接地址到达指定的目标.超级链接最多可包含三部分:一是在字段或控件中显示的文本;二是到文件或页面的路径;三是在文件或页面中的地址.在这个字段或控件中插入超级链接地址最简单的方法就是在"插入"菜单中单击"超级链接"命令.
查阅向导:这个字段类型为用户提供了一个建立字段内容的列表,可以在列表中选择所列内容作为添入字段的内容.
补充一:怎样在数据表中输入图片,声音和影像
要想在数据表中插入图片,声音和影像,首先要在设计视图中把需要输入这些数据的字段的数据类型定义为"OLE对象",然后在数据表视图中用鼠标右键单击该字段下的一个记录,在弹出的菜单中选择"插入对象",这时出现"插入对象"窗口,在窗口中选择要插入的对象的类型或要插入的对象的文件名,要插入图片就保持"新建"选栏被选,并在对象类型这个列表栏中选择一种图片格式;
补充一:怎样在数据表中输入图片,声音和影像(续)
如果要插入声音就在这个列表栏中选择"声音";如果要插入影像就在这个列表框中选择"影像剪辑",然后单击确定按钮.如果要在这个值中加入特定的一个图片,声音或影像文件,就需要在"插入对象"窗口中选择"由文件创建",并通过单击"浏览"按钮,在浏览窗口中找到需要放置的文件,双击将它选定.单击"确定"按钮退出"插入对象"窗口,这时表的相应位置就出现了要插入的文件的文件名,双击文件名,就可以看到或听到相应的文件了.
补充二:在表中建立超级链接
在表中想插入超级链接,需要将相应字段的字段类型定义为超级链接,然后在表的数据表视图中单击要建立超级链接的值将它选定,再单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择"超级链接",并在弹出的更下一级菜单中选择单击"编辑超级链接"选项.这时弹出"插入超级链接"的窗口,在"请输入文件名称和WEB页名称"下面的方框中输入想要链接的文件名称和WEB页的名称.单击"确定"按钮就可以在表中建立一个超级链接了.这时用鼠标单击超级链接的名称系统就会调出INTERNET浏览器访问WEB页面了.
作业
P76 1 2 3
The weekend is pleased
