2015年计算机等级考试二级Access辅导笔记：建立Access报表
发布时间：2010/11/10 11:35:49 来源：城市学习网 编辑：ziteng
7.3高级报表设计
前面学习的是创建报表的各种基本方法,如果创建出具有更好风格的报表,就要在报表的设计视图中进行相应的设计,本节学习如何实现报表的各种复杂功能,即报表的高级应用.
一,报表的排序和分组
在例7-3中提到了排序和分组,那么什么是排序和分组呢 比如图书的单价按照大小排列,就是排序.用户在输出报表时经常需要把具有相同属性的记录排列在一起,如将同类的图书排在一起,这就是分组.
例7-6,在借书情况查询的基础上用向导建立一个包括字段:姓名,记者账号,书名,单价,和借书时间的借书明细报表.并对报表的借书明细按照读者账号字段进行分组,然后对表中的记录单价和借书时间按升序进行排序.结果如图所示.
一,报表的排序和分组(续)
一,报表的排序和分组(续)
操作步骤如下:
利用前面学过的知识,
用向导创建如图所示
的借书明细报表.
一,报表的排序和分组(续)
在设计视图中打开报表借书明细,
单击工具栏上的排序与分组按钮,屏幕上显示如图所示的排序与分组对话框.
一,报表的排序和分组(续)
单击字段/表达式列中的第1行单元格,然后单击下三角箭头,从列表中选择读者帐号.在组属性框 下,单击组页眉框右边下三角箭头,从列表中选择是.
一,报表的排序和分组(续)
单击字段/表达式列中第2行单元格,然后单击下三角箭头,从列表中选择单价字段.单击该行的排序次序列右边的下三角箭头,从中选择升序.
在第3行单元格中加入借书时间,右边选择升序如图所示
关闭排序与分组对话框
一,报表的排序和分组(续)
二,在报表中使用计算总计
报表中不仅需要详细的数据信息,有时还需要汇总信息.下面通过实例来学习如何在报表中通过使用表达式,添加新列,并为分组和报表计算汇总数据.
例7-7 给报表借书明细添加新的一行――单价比,并加入平均单价报表总计.结果如图所示.
二,在报表中使用计算总计(续)
二,在报表中使用计算总计(续) [NextPage] 操作步骤如下:
添加控件及其表达式
打开如图所示的报表借书明细设计视图,在页面眉中,添加一个标签控件,命名为单价比.
在主体中,添加一个文本框控件,在文本框中输入计算表达式=[单价]/sum([单价]),把文本框拖到位于单价比标签的下面,然后删除文本框的标签.
设置文本框的数据显示格式为百分比,如图所示.
二,在报表中使用计算总计(续)
添加报表总计及平均单价.
选中报表页脚,拖动其下沿,使其版面出来.
在版面上添加平均单价文本框,输入表达式"=avg([单价]) ".
在版面上添加总计文本框,输入表达式"=sum([单价])"
把文本框拖到如图中合适位置.
二,在报表中使用计算总计(续)
更改外观
选中平均单价文本框标签,然后右击鼠标,在弹出的所示快捷菜单中设置/背景色为蓝,字体/字体景色为红色,特殊效果为凸出. 同样可设置平均单价文本框的外观.
设置总计文本框及其标签的外观,将填充/背景色置为淡紫,字体/字体景色置为深绿.
设置证明人比文本框及标签的外观,/背景色为蓝,/字体景色为红色.
切换至打印预览状态,如上图所示.
二,在报表中使用计算总计(续)
三,创建多列报表
前面学习的各种报表,每页都只能打印一列,此类报表对于打印单个记录信息量大的报表是合适的.但有时由于单个信息量较少,不需要很大宽度的,为了不造成浪费,节约纸张,可以在一个页面中安排打印两列或多列,这类报表就是多列报表.下面学习怎样创建多列报表.
要创建多列报表,首先要应用创建一般报表的方法创建报表,然后通过页面设置使所创建的报表为多列.
三,创建多列报表(续)
例7-8创建一个基于表图书信息表的两列报表
操作步骤如下:
用向导创建单列报表.
选择文件/页面设置选项,打开如图所示页面设置对话框一,单列选项卡.
在网络设置栏下的列数中键入所需的列数2.其他设为默认值.
在边距选项卡中把左边距和右边距设置为10,如图所示,页面设置对话框二.
最后单击确定按钮,关闭页面设置对话框.
预览报表,如图所示.
三,创建多列报表(续)
三,创建多列报表(续)
表图书信息表的两列报表
三,创建多列报表(续)
如果要在每个字段所在的列上都加上标题,就需要对报表进行分组,然后在设计视图中把标题从页面页眉移到组页眉中去.
三,创建多列报表(续)
四,子报表的创建及链接
子报表是建立在其他报表中的报表,此时其他报表称为主报表.创建子报表,如图所示:
四,子报表的创建及链接(续)
例7-9在例7-7的报表借书明细中插入报表,内容为读者信息表的姓名,性别,读者帐号和单位.
操作步骤如下:
在图所示的报表设计视图中,将页面页脚的上沿向下拖曳,留出空白版面.
单击工具栏中的工具箱按钮,在随之弹出 的工具箱中,确认控件向导按钮已按下.
四,子报表的创建及链接(续)
单击工具箱中的子报表/子窗体按钮,然后单击为子报表预留的位置,打开报表向导对话框一.如图所示.
为子报表选择数据来源使用现有的表和查询,然后单击下一步按钮.
四,子报表的创建及链接(续)
弹出如图所示对话框,在此确定子报表 中的数据来源为表:读者信息表,字段 为姓名,性别,读者帐号,单位.
然后单击下步按钮 [NextPage] 四,子报表的创建及链接(续)
在弹出的如图所示的对话框中确定主报表链接到子报表 的字段,即定义主,子报表之间的关系.可默认从列表中选择,然后单击下一步按钮
四,子报表的创建及链接(续)
将子报表命名为"借书者情况",即完成了子报表的创建
四,子报表的创建及链接(续)
链接主报表和子报表
在含有子报表的报表中,使用子报表控件的链接子字段属性和链接子字段性来链接主报表和子报表.如果没有链接主报表和子报表,用户可以直接对这些属性进行设置.
如在例7-9中时进行属性设置,操作步骤如下:
四,子报表的创建及链接(续)
在设计视图中打开借书明细主报表.
四,子报表的创建及链接(续)
选定子报表控件,然后右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择属性选项,打开如图所示对话框并单击数据选项卡.
在链接子字段属性框中,输入子报表中链接字段的名称,并在链接主字段属性框中,输入主报表中链接字段的名称.如果要输入多个链接字段,字段之间用分号分隔.
关闭对话框,完成链接字段的设置
操作题
利用报表向导建立一个学生成绩报表,在报表中,以学生姓名进行分组,需要包括汇总信息.
在设计视图中对学生成绩报表进行修改,以达到一个良好的视觉效果.
