Unit 3
Tact Maxim Used in Business Writing
得体性修辞原则(Tact Maxim)，就是适合语言环境，用语恰如其分。张志公认为，“所谓得体，就是在这样的场合，同这样有关系的一些人说一件事，怎样说最恰当，合乎这种场合的要求，合乎听话人和说话人相互关系的要求。”其中，最为重要的就是一个“合”字。这个“合”，即合境、合位、合礼、合俗、合式。王希杰（1996）认为，得体性是评价话语好坏最重要的标准，也是决定话语表达效果最重要的因素。他还进一步解释说，得体性指的是语言材料对语言环境的适应程度。得体性，这个礼貌原则中最基本的一条原则，必须在商务英语写作中得以不折不扣地遵守。
1、“合境”准则在商务英语写作中的应用
合境，就是适合语境、合乎时宜。语境应该是宏观的社会环境和微观的言语环境的统一。宏观的社会环境，也就是通常说的时代背景，包括社会制度、政治气候、时代思潮、人文状况等。微观的言语环境，即特定场合中特定的话题制约下的交际环境。时代背景和交际环境总是处于运动变化的状态，既互相联系又互相区别。相对于某一时间某一空间的环境才构成具体的语境。语境不同，说的话自然不同，话的说法也会不同。只有适合于具体语境的言语才能在交际对象的文化心理上产生呼应和沟通，收到预期的交际效果。商务英语写作不无例外地要遵守“合境”这一准则。“合境”这一准则在商务英语写作中的应用表现在下述两个方面。一方面，商务英语写作所使用的语言必须符合当时的文风和书信等商务英语应用文用语的潮流。例如，二十世纪五六十年代，商务英语书信写作倾向于使用烦琐、冷僻难懂的行话，而在今天，商务英语书信写作所使用的语言则趋于直截了当、言简意赅、比较随便的日常用语。尤其甚者，美国人认为，在商务英语书信写作中使用口语体语言可以制造更加友好和谐的气氛。试比较：
a) I would like to take this opportunity to inform you that, on and after this date, our business will be carried on under the style of Brown & Co. 就此机会，我们从此以后将以布朗公司的名义营业，特此奉告。（繁冗老套，但是，这种文风在二十世纪五六十年代十分盛行。）
b) I inform you that our business will be carried on in the name of Brown & Co. on and after this date. 我们通知你们，我们从此以后将以布朗公司的名义营业。（简洁易懂，这种文风在当代商务英语书信写作中非常流行。）
另一方面，商务英语应用文写作所使用的语言必须符合特定的语境，这就是所谓“看菜吃饭”、“量体裁衣”的道理。例如，商务英语书信的结束语（Complimentary close）必须与称呼（Salutation）相适应相匹配。换言之，写信人要根据不同的称呼选用恰当的结束语。一般来说，关系亲密的程度越高，选用的商务英语书信结束语和称呼就越随便(less formal)；关系亲密的程度越低，选用的商务英语书信结束语和称呼就越正规(formal)。
2、“合位”准则在商务英语写作中的应用
合位，就是适合位置。人是在社会群体中生活的．各有不同的岗位、职业。“合位”的言语才是与身份相称的，与语境和谐的言语。比方说，致信的对象是一位老友，我们写信就可以采用比较随意轻松的腔调语气。但是，如果致信的对象是一位地位职位高于自己的人，那么，我们写信时就要挑选合适的语言文字表示出敬意。在商务英语书信等应用文写作中，用语的语气腔调是否“合位”是衡量书信语言是否得体的一个重要方面。可以说，讲什么话是“合位”问题，讲话内容的深浅和技艺的高低是修养问题，适合身份，就是既要“合位”，又要显得有修养。请比较分析下面三句商务英语书信用语：
a) We ask you to enquire into the financial and credit status of a firm in Milan on our behalf．我们要求你方代表我方查询米兰一家公司的财务和信用状况。因为此句用了“ask”一词，听起来有一点命令的口气，因此，此句的语气腔调就显得不合说话人的身份。所以，这句话应改成：b)We would like you to enquire into the financial and credit status of a firm in Milan on our behalf．我们希望你方代表我方查询米兰一家公司的财务和信用状况。或：c) We should be grateful (obliged) if you enquire into the financial and credit status of a firm in Milan on our behalf．你方若代表我方调查米兰一家公司的财务和信用状况，我们当十分感激。
后两句分别使用了“would like”和“should be grateful (obliged)”，因此，就显得比第一句更适合自己的身份，因为这是你在求别人为你办事。
3、“合礼”准则在商务英语写作中的应用
合礼，就是符合礼貌。礼貌是人际和谐的一种粘合剂。有礼貌是有修养的表现。美国语言学家布朗提出言语交际的“礼貌原则”，美国哲学家格赖提出言语交际的“合作原则”，都是一个意思。杰弗里?利奇在《语用学原理》中将得体作为礼貌原则的六条标准之一。足见礼貌与言语得体有不可分割的关系。在言语交际中，礼貌是得体性的一项重要内容。要做到合礼，我们在商务英语书信交往中，首先要注意礼貌用语的使用。例如：Many thanks for your favor of yesterday with a check, value $600,000, which we have passed to your credit. 谢谢您昨日来函。同函附寄的面额为600，000元的一张支票，我们已记入贵方贷方帐户。其次，即使我们在信中谈的是诸如索赔理赔之类的不愉快的事情，我们也要不失礼貌。甚至在回复不那么客气礼貌的书信时，我们也得注意保持风度，做到有礼有节。试比较
a) Your letter in reply to ours of May 18 came this morning, and now we do not understand any more clearly your complaint than we did before. 你方给我方五月十八日的去信的回信已经收到。你方的抱怨，我方一直搞不明白。
b) Thank you for your letter of May 20. In order that we may be of the greatest possible help to you, will you please tell us just what you wish us to do about the matters. 贵方五月二十日的回信已收悉，特此致谢。为了尽可能地给贵方以帮助，请告知贵方希望我方对此该如何行动。
第一句听上去生硬率直，写信人不会拐弯抹角，因此，说的话就显得不够礼貌。而第二句听起来彬彬有礼，因为写信人用词比较间接模糊。
另外，在商务英语书信中，我们切记，无论是给谁写信，都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处，站在对方的立场上。采用你方观点（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。试比较：
a) We regret to say that we have to cancel your order because of your failure to open the L/C in time．由于你方没按时开出信用证，我们很遗憾地说，我们不得不取消你方定货。
b) Please let us know if there is something in the way that precludes you from establishing the L／C．请告知我们是否有什么障碍使你方开不出信用证。
从上例分析来看，第二句采用了你方观点的方法显然比第一句我方观点的方法更有礼貌，更为恰当。
最后，在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语，亲呢语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。虽然用词委婉有背“真话实说”的道德标准，但是，G. N. Leech认为，委婉的话语是建立在礼貌这一文化因素上的。采用比较含蓄委婉的语言在商务英语书信交际中使用较为广泛。试比较：
a) Your order NO．85 for l00，000 yards of Cotton Prints Art．NO．1002 is rejected．我们拒绝了你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。
b) We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO．85 for 100，000 yards of Cotton Prints Art．No．1002．我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。
后一句比前一句恰当，因为后一句比较含蓄，前一句则比较直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。
4、“合俗”准则在商务英语写作中的应用
合俗，就是适合风俗。言语交际是文化心理上的呼应与沟通。不同国家、不同民族、不同地区间的商务交往，就涉及到不同的文化心理和风俗习惯。风俗习惯实际是历史传统、文化意识的长期积淀。“合俗”才有文化心理上的呼应与沟通．才能交流思想，互通信息。比如，英国人喜欢用“狐狸”赞美妻子的贤惠聪明，而中国人却习惯于用“狐狸”比喻人的狡猾奸诈。再如，中国人喜欢见面时问吃饭了没有，以表示亲热，外国人听了就会以为你要请他吃饭。言语的“合俗”是得体不可缺少的条件。例如，如果把英语rock-bottom or floor price译成汉语“石底价，地板价”，那岂不是天大的笑话吗？不懂“俗”，不“合俗”．势必会出洋相，生误会，那就说不到言语的得体了。要做到商务英语语言合俗，首先，我们须了解并掌握与商务英语书信往来的国家民族的风俗习惯及其文化差异。例如，在商务英语书信中，我们讨价还价通常使用这个比喻：We are of the opinion that prices have reached rock bottom. 我们认为，价格已经降到最低了。（rock原意“基石”，bottom意为“底部”，用rock bottom比喻“最低价”。）
在汉语中，我们也有类似说法。比如，我们常说，砍价者把价格砍得保不住底了。但汉语还有其他说法，如，价已低到放血跳楼的地步。
另外，“合俗”还意味着商务英语用语必须符合商务习惯，例如：Cash & Carry (一手交钱，一手交货)，clean Bill of Lading（清洁提单），most-favor-nation treatment（最惠国待遇），equality, mutual benefit and exchange of each other’s needed goods（平等互利，互通有无）。在商务英语写作中，还有一些句型结构已经约定俗成，不能更换，例如：Enclosed please find．．．（随函附上……，请查收）。
5、“合式”准则在商务英语写作中的应用
合式，就是适合言语的体式。体式，即通常说的体裁、样式。言语表达的体式一般因内容而异，因语境而异，因交际形式而异。日常交谈是口头语体，公文往来是公文语体。体式不仅受交际环境的制约，也受交际内容的制约，甚至还要受到交际者的文化素养的制约。